出野副知事コラム

コクヨマーケティング株式会社様から「2023 KOKUYO FAIR be Unique」へのお招きを受け、11月7日に東京都港区のコクヨ東京品川オフィスを訪問しました。

現在、本県では、職員の新たな働き方を実現することで業務自体を効率化し、県民サービスの向上に繋がるよう、県庁内の2つの局を対象にしてこれまでにないオフィス改革のモデル事業に取り組んでいます。

この事業では、その日の業務内容に応じて、最も生産性が高く働ける場所を職員自らが選択して業務を行うことができるABW（Activity Based Working）という考え方に基づいた、「場所にしばられない働き方」を実現する執務環境の構築を目指しており、この事業の実施にコクヨマーケティング株式会社様に御協力をいただいている御縁で、今回お招きいただきました。

今回の訪問では、ショールームに加え、社員の皆様が実際に働かれているオフィスを見学させていただきました。コミュニケーションを重視したフロアや、集中して業務を行うフロア、チームで協力しながらプロジェクトを遂行するフロアなど、様々なコンセプトにより設けられたフロアが用意され、社員の皆様は個々に決められた固定席ではなく、自分のその日の業務内容に応じてフロアや座席を自由に選んで働かれていました。

その中では上司・部下が一緒に席を並べるだけでなく、部署の垣根もなく、その日の業務に最適な座席を自由に選びながら仕事をされていて、同時に、誰がどこで勤務しているのか一目で分かるような仕組みも整えられていたり、場所の固定化を促す固定電話などの要素を排除したりなど、まさに我々の取り組んでいるABWの考え方を具現化されているオフィスであり、非常に感銘を受けました。

本県でも、このような働き方を目指しておりますが、このレベルの働き方に達するためには、オフィス自体を見直すだけでは足りません。併せて業務の進め方や、職員自身の働き方に対する意識を見直すことも重要です。

業務の進め方の見直しの観点では、業務のデジタル化、つまり、ペーパーレスの強力な推進が欠かせません。「紙」中心の業務フローにおいては、書類がない場所では業務を進めることができず、働く場所が固定化されがちです。また、さらなる業務の効率化を目指す上でもペーパーレス化の推進が必要です。そこで、今年の7月には、私から全職員に対して「今、業務改革により、紙からデジタルへ」と銘打ったメールを送り、電子媒体による業務処理や、ペーパーレス会議の開催、常用資料の電子媒体化といった業務のデジタル化をお願いしました。実際、私自身も、私が出席する会議は可能な限りペーパーレスで行うこととし、また、一部ではありますが、電子決裁も実施しています。

職員の働き方に対する意識を見直す観点では、去る10月3日（月曜日）に国が定めたデジタルの日に職員の意識を変えるための取組を行いました。

【デジタルの日に合わせた取組】

当日は、「リモート勤務を積極的に実施する」、「できるだけ印刷をしない」、また、取り次ぎ業務を軽減するため「内線電話ではなくチャットを活用する」日として、場所にしばられない働き方の試行に全庁を挙げて取り組みました。

実際には、紙書類を扱う場面や、対面での打ち合せ等を必要とする場面も、まだまだ数多く存在しますので、大きな改革とまでは至っていませんが、このような取組を通じ、職員が持つ「いつもの職場でないと十分に仕事ができないのではないか」という漠然とした不安を払拭し、新しい働き方が、「やってみたら意外とできるもの」「よりよい仕事につながるもの」であるという実感を、着実に職員に浸透させていきたいと考えています。

【ペーパーレス会議の様子】
令和4年5月11日デジタル戦略推進本部会議

【ペーパーレス協議の様子】

人口減少社会を迎え、労働力人口が減少に転じている中、我々行政もより効率的で生産性の高い業務を遂行することができるよう、従前の働き方からの転換が求められています。今回、紹介いたしました「場所にしばられない働き方」のほかにも、BPR（Business Process Re-engineering＝業務プロセスの再構築）の視点による業務改善活動や、ICT活用による課題解決策の実証など、様々な取組を進めています。

誰もが働きやすい働き方を実現することは、職員のワーク・ライフ・バランスという観点だけではなく、より良い県民サービスの提供に直結するものであることから、今後も引き続き、職員の働き方改革の推進に努めてまいります。