実践NOTE546 「教員支援に向けてまずは事務職員の業務スリム化を」

教員支援に向けてまずは事務職員の業務スリム化を

御殿場市立富士岡中学校　主事　浅野 美歩

事務職員の業務スリム化

　教員の多忙化解消を図るため、スクールサポートスタッフの全校配置等が行われ、負担が軽減された業務もありますが、まだまだ多忙化解消につながっていないと感じています。令和4年度からは、多忙化解消に向けて「学校事務の再編」の研究が行われており、今後、各校や共同学校事務室での対応が求められています。学校事務の再編は、学校で行われている全ての学校事務の業務改善を図りながら、事務職員等に移管することで、教員の負担軽減を図っていくものです。しかし、単に移管するだけでは事務職員の業務負担が大きくなることから、事務職員の業務削減も必要だと感じます。

文書受付ガイドライン一覧表

　事務職員の業務に文書受付業務があります。メールで送付された文書は、メール文と添付された依頼文書等を一つずつ開き印刷等の処理を行うため、文書が多い時期には、この業務だけで1～2時間かかってしまうこともあります。そのため、御殿場市共同学校事務室では、令和2年度に文書受付ガイドライン一覧表を作成し、市校長会の理解を得て、文書受付業務の負担軽減を図るようにしました。
　本校も、ガイドラインに沿って事務処理を進めています。全ての文書を印刷するのではなく、確実に目を通してもらいたい部分だけにし、回答様式やパソコン上で閲覧できる部分は校内の共有フォルダへ保存をして担当に確認をしてもらっています。また、文書収発簿への記載も提出期限のある文書だけにするなど、必要最小限にしました。

今後に向けて

　文書受付ガイドライン一覧表を基に業務を行うようになってから3年が経過しました。当初のガイドラインも改定を重ね、文書受付業務にかかる時間を30分程度減らすことができ、業務削減につながっていると感じています。今後も室全体で効率的な事務処理方法の検討を進め、業務の削減を図ることで生じた時間を教員の負担軽減につなげるよう心掛けていきます。