実践NOTE570 「職員みんなで忘れがちな当たり前を再確認」

職員みんなで忘れがちな当たり前を再確認

下田市立朝日小学校　主事　平川咲綾

当たり前って？

　普段から事務処理の「当たり前」を意識している職員はどのくらいいるでしょうか。例えば、「会計予算がなければ消耗品や備品は購入できない」「諸手当は、申請して認定されなければ受けられない」など言われれば当たり前のことですが、意識をしていないとうっかり忘れてしまうことが多くあると思います。そんなうっかりをなくしたいと思い、研修を企画しました。

研修内容

　今回は、「旅費がなければ旅行（出張）へは行けない」という当たり前に着目し、旅行命令についての研修を行いました。下田市では、校長会と共同学校事務室で合同研修を毎年行っています。そのときに事務職員がプレゼンテーションソフトを使用し説明した、【旅行命令における取扱いのポイント】を職員全体に理解しやすいように編集しました。一般的な状況を例に挙げながら説明を進め、最後におさらいとして○×クイズを出題し、全体で考える時間を設定しました。

職員みんなで旅行命令研修を終えて

　旅費がないと旅行できないということに、うなずいて聞いている職員が多くいました。本校では毎年、旅費の執行状況調作成のため、職員に年間の出張予定調査を行っています。その調査が旅行命令にいかに重要であるかを再確認してもらうことができました。
　研修の最後にクイズを入れることで、職員同士で「これはバツだよね」や「この部分が違うのでは」といった会話が自然と生まれ、より深く考えることにつながったと思います。また、答え合わせでは、問題の中でどの部分が誤りなのか、どのように処理することが適切なのかを解説しました。「そうなんだ」「意識していなかった」などの声も聞こえ、正しい処理を周知することができました。

今後も

　旅行命令に限らず、諸手当や会計処理についてなどの説明も行っていきたいと思います。適切な事務処理のために、「いつも行っていることだから」「当たり前のことだから」と思ってしまいがちな事でも、改めて呼びかけや説明をすることを心掛けていきたいです。