働き方改革先進企業（株式会社イデア）

人材派遣事業、請負開発事業、コンサルティング事業

株式会社イデア

所在地

静岡市葵区長沼南12-6

業種

人材派遣事業、請負開発事業、コンサルティング事業

従業員数

295人

取り組み

社員の声からペーパーレス化による業務効率向上の取組

概要

株式会社イデアは静岡市を拠点として、人材派遣事業、請負開発事業、コンサルティング事業を行っている平成18年に創業した企業です。

今回の事業では、「ペーパーレス化による業務効率向上」の取組を行いました。

1　取組内容を決定しました！

人を活かす会社づくり

同社では、創業時から夏季休暇、冬季休暇とともに、会社から年休の計画的付与を行うことを実施して来ました。また、平成29年から定時退社日を導入し、ワーク・ライフ・バランスの推進を図ってまいりました。
また、会社が費用を負担して、全社員参加の運動会やバーベキューを開催する等、希薄になりがちな会社と社員の繋がりや、社員同士の繋がりを大切にしてまいりました。

アンケート結果から取組内容の決定

本事業への取り組みにあたり、ワーク・ライフ・バランスの取組方向性を決定するために、内勤社員（販管社員と工場勤務社員）に意識調査アンケートを実施しました。
アンケートでは、「残業を行うことについては、定時内に終わらせた方がよい」、「有給は取得しやすい」という意見が多数を占める等、社内のワーク・ライフ・バランスに対する意識の高さが確認されました。
一方で、「業務工程に時間が掛かり過ぎると感じることがある」と回答した社員も多数おり、内容は「月初の給与処理」、「帳票の重複」、「膨大な書類作成」、「部署間連携不足による業務の非効率」などがあげられました。
また、「仕事と生活の調和であるとよい制度」では、「誕生日や結婚記念日の定時退社制度」、「バースデー休暇など特別有給休暇制度」、「定時退社日を毎週に」などがあげられました。
この中で、今回の対象外である外勤社員からも不公平感の出ない「月初の給与処理」作業の効率化に取り組むことにしました。

2　給与作業のペーパーレス化

具体的方法の検討

これまで、社員に給与明細を配布するために、全社員分を紙に印刷し個々に封筒にいれて、郵送にて配布しておりました。毎月、月初に多大な労力がかかり、事務担当者及び総務担当者の時間外勤務の原因となっておりました。
このような状況から給与明細を紙で渡すことを廃止し、各自のパソコンやタブレット端末にデータを送付する形に変更しました。

ペーパーレス化実施

平成30年1月からペーパーレス化を実施しましたが、大きな混乱なく導入することができました。
自身のデータを開くためのパスワードを忘れて、連絡してくる社員は数名いますが、全体的な業務量は大幅に削減されました。

3　今後の取組に向けて

ワーク・ライフ・バランスに取り組んで

平成29年度から本格的に社内のワーク・ライフ・バランスに取り組んできた結果、長時間労働は着実に減少しています。
ただし、派遣社員は派遣先の制度に縛られる部分があるため、内勤社員（販管社員と工場勤務社員）との不公平が起きないように、制度導入していくことに難しさを感じているところです。
これからもワーク・ライフ・バランスに取り組んでいき、社員に愛される会社にしていきたいと考えています。

社員の声の実現を検討

今回、アンケートを取り社員の声を聞きましたが、実現できなかった取組がありました。
今後は、社員の声を受けて、社員の目標管理シートのペーパーレス化、社内データのデータベース化及び帳票統一による更なる業務効率化や、記念日休暇制度、定時退社増加など、社内のワーク・ライフ・バランス促進に取り組んでいきたいと考えています。